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Perante a lei, condomínios são pessoa jurídica
Os condomínios brasileiros vivem hoje um paradoxo sem precedentes: embora não tenham, oficialmente, qualquer fonte de receita - uma vez que as cotas rateadas pelos moradores são apenas para o pagamento de despesas como folha de funcionários, água e luz - os prédios são equiparados a qualquer empresa com fins lucrativos. E, portanto, têm responsabilidades previdenciárias, tributárias e fiscais.
Com a nova Lei nº 10.833, que alterou a legislação tributária nacional desde 1º de fevereiro deste ano, os condomínios residenciais e comerciais foram classificados, expressamente, como pessoas jurídicas, com todas as obrigações de uma empresa, sobretudo em relação ao recolhimento de impostos dos serviços prestados por terceiros.
Trata-se de uma alteração significativa, que transformou os prédios em reais agentes de fisco, ampliando ainda mais a responsabilidade dos síndicos, principalmente em relação à gestão de documentos. Com a obrigação de reter e recolher para a União os tributos de todos os prestadores, incluindo Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), PIS, CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), os síndicos foram brindados com a atribuição de controlar e arquivar, por até 10 anos, toda a documentação desses impostos, sob pena de pesadas multas.
Engessado como empresa, o condomínio ainda é obrigado a guardar, por períodos que chegam a ultrapassar três décadas, uma série de outros documentos, a maioria referente ao Departamento Pessoal, como holerits, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais, dentre outros. Alguns desses documentos, como processos trabalhistas e prontuários de funcionários, por exemplo, não podem ser descartados nunca.
Não se trata de medida protocolar, mas de fundamental importância para preservar o prédio de eventuais fiscalizações por parte da Receita Federal, além de processos e ações trabalhistas. A gestão de documentos ganha especial relevância em meio a um sem número de atribuições inerentes à complexa tarefa de administrar um condomínio. E o síndico, figura central desse processo, vê sua responsabilidade aumentar cada vez mais.
Alerta - Como profissionais do mercado imobiliário, cumpre-nos alertar todos aqueles que hoje estão no comando da gestão condominial para a gravidade do tema. Especialmente neste momento, em que é crescente o número de moradores que assumem a função de síndico pela primeira vez, e precisam se inteirar sobre o histórico da documentação do edifício para saber se, efetivamente, está tudo em ordem.
Preocupa-nos o fato de que nem todos os síndicos possam ter atentado para a nova realidade que os cerca. Com as novas medidas governamentais, eles se equiparam a empresários, gestores de uma corporação, e devem tomar todos os cuidados para evitar surpresas desagradáveis no futuro. Nunca é demais lembrar que o síndico pode ser responsabilizado civil e até criminalmente em caso de omissão ou negligência no cumprimento de suas atribuições.
Para se ter uma idéia da dimensão do problema, antes da nova lei tributária cada prédio gerava, em média, 600 documentos por ano.
Com a Medida Provisória 10.833 esse número aumentou para cerca de 720 documentos anuais.
Torna-se, portanto, imprescindível que o síndico acompanhe de perto a gestão documental do prédio, conferindo item por item e controlando o processo de arquivamento. Ao assumir o cargo, é recomendável solicitar, à empresa responsável pela administração do condomínio, todos os documentos em arquivo, verificando a eventual necessidade de obter segunda via em algum papel.
Por fim, e não menos importante, cabe às administradoras de bens e imóveis e condomínios a tarefa de desenvolver mecanismos eficientes de tecnologia e logística para garantir, aos síndicos, a adequada organização, catalogação, controle e longevidade da documentação de cada edifício.
Fonte: Jornal "O Estado de S. Paulo"
Junho/2004
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